Datenschutzerklärung

Stand: 17.09.2026

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst. Diese Erklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO.

1. Verantwortlicher

Kolleex UG (haftungsbeschränkt) i.G., Auf den Alten Gärten 6, 56191 Weitersburg. Vertreten durch den Geschäftsführer Nikolai Millich. E-Mail: info@kolleex.de.

2. Hosting und Datenresidenz

Die Plattform wird in der EU gehostet (Datenbank: Supabase, Frankfurt; Anwendung und Auslieferung: AWS App Runner und CloudFront, Region Frankfurt). Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA findet nur statt, wenn Ihr Betrieb die optionalen KI-Funktionen ausdrücklich aktiviert hat (siehe Abschnitt 9). Daten werden im Transport (TLS) und at rest verschlüsselt.

3. Verarbeitete Daten

Account- und Firmendaten (Name, E-Mail, Anschrift, USt-IdNr.), anonymisierte Mitarbeiter-Profile (Gewerk, Qualifikation, Skills), Buchungs- und Vertragsdaten, Rechnungsdaten sowie Sicherheits-Logs.

4. Rechtsgrundlagen

Vertragserfuellung (Art. 6 (1) (b) DSGVO), rechtliche Verpflichtung (Art. 6 (1) (c)), berechtigtes Interesse (Art. 6 (1) (f), z.B. Audit-Log) sowie Einwilligung (Art. 6 (1) (a)) bei der Mitarbeiter-Zustimmung.

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Supabase (Datenbank, Storage), Clerk (Authentifizierung), AWS (Hosting: App Runner und CloudFront, Frankfurt), Resend (E-Mail), Sentry (Fehler), Plausible (cookieless Reichweitenmessung), PostHog (Produkt-/Funnel-Analyse, EU-Cloud Frankfurt) sowie, nur nach ausdrücklicher Einwilligung Ihres Betriebs in die KI-Funktionen, OpenAI (USA, siehe Abschnitt 9). Mit allen bestehen bzw. werden Auftragsverarbeitungsvertraege geschlossen.

6. Speicherdauer

Buchungs-, Vertrags- und Rechnungsdaten werden gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre, GoBD) gespeichert. Account-Daten werden nach Löschung mit 30 Tagen Schonfrist entfernt; Audit-Einträge bleiben pseudonymisiert erhalten.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschraenkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Auskunft und Export finden Sie nach Anmeldung unter Einstellungen.

8. Cookies / Tracking

Für den Betrieb nötige Cookies (Anmeldung über Clerk, Sicherheit/CSRF, Sprache sowie das Speichern Ihrer Cookie-Entscheidung) sind technisch notwendig und brauchen nach § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung.

Für die Kategorie Statistik holen wir Ihre Einwilligung über unseren Cookie-Banner ein (Art. 6 (1) (a) DSGVO, § 25 (1) TDDDG). Erst nach aktiver Zustimmung laden wir die anonyme, cookieless Reichweitenmessung (Plausible). Lehnen Sie ab, wird nichts Nicht-Notwendiges geladen oder gespeichert. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder widerrufen.

Zur Produktverbesserung werten wir zudem server-seitig aggregierte Nutzungs-/Funnel-Daten aus (PostHog, EU-Cloud Frankfurt; keine Speicherung auf Ihrem Gerät, daher § 25 TDDDG nicht einschlägig). Auch das erfolgt ausschließlich nach Ihrer Statistik-Einwilligung (Art. 6 (1) (a) DSGVO). Ohne Zustimmung senden wir keine Nutzungsdaten an PostHog. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Haben wir Sie nach einem Telefonat eingeladen, enthält die E-Mail einen persönlichen Wartelisten-Link. Rufen Sie ihn auf, halten wir fest, wann und wie oft das geschehen ist, um zu erkennen, ob eine Rückfrage sinnvoll ist. Wir verwenden dafür keine Zählpixel, keine über Dritte umgeleiteten Links und keine Cookies; die Angaben bleiben in unserer eigenen Datenbank und werden an niemanden weitergegeben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sinnvollen Kontaktaufnahme (Art. 6 (1) (f) DSGVO). Sie können der Auswertung jederzeit unter support@kolleex.de widersprechen; wir löschen die Angaben dann und melden uns nicht erneut.

9. KI-Funktionen (OpenAI)

Wir bieten optionale KI-Funktionen an (Sprach-Anzeige, Assistent am Telefon, Tagessatz-Vorschlag, semantische Suche). Diese Funktionen sind standardmäßig ausgeschaltet. Sie werden nur aktiv, wenn der Inhaber Ihres Betriebs sie in den Einstellungen ausdrücklich einschaltet und damit in die Verarbeitung einwilligt (Art. 6 (1) (a) DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit in den Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; alle übrigen Plattformfunktionen bleiben ohne Einwilligung vollständig nutzbar.

Bei aktivierten KI-Funktionen übermitteln wir die jeweils für die Funktion nötigen Inhalte an unseren Auftragsverarbeiter OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA): Audio-Aufnahmen und Gesprächs-Audio samt der Namen Ihrer hinterlegten Fachkräfte (Sprach-Anzeige, Telefon-Assistent) sowie Anzeigen- und Suchtexte (Tagessatz-Vorschlag, semantische Suche). Es werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte übermittelt; unsere KI-Telemetrie speichert keine Inhalte, sondern nur technische Metadaten (Modell, Dauer, Erfolg).

Die Verarbeitung durch OpenAI findet in den USA statt (Drittlandübermittlung). Sie stützt sich auf Ihre ausdrückliche Einwilligung sowie auf die Garantien des Auftragsverarbeitungsvertrags mit OpenAI einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 (2) (c) DSGVO). Nach den API-Bedingungen von OpenAI werden übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.

Hinweis: Arbeitsstand, wird vor dem oeffentlichen Start rechtlich geprüft.